HelpDesk dostarcza narzędzia ułatwiające kontrolę i ewidencję nad liczną i rozproszoną bazą sprzętu i oprogramowania. System stanowi idealne rozwiązanie w szczególności dla dużych firm, posiadających szereg oddziałów oraz umożliwia prowadzenie spójnej polityki w zakresie administrowania posiadanych zasobów sprzętowych. Do najistotniejszych właściwości funkcji ewidencji i kontroli zasobów zaliczyć można:
- Umożliwia dowolne tworzenie oraz podział zasobów na łatwe w wyszukiwaniu i usystematyzowane tematycznie kategorie sprzętowe.
- Umożliwia niezależnie od uprawnień użytkownika, dostęp do zasobów sprzętowych działu serwisowego.
- Możliwość kontroli statusu zasobów (np. czy dany zasób pracuje, jest uszkodzony, znajduje się w serwisie).
- Możliwość przeglądania zasobów z dostarczaniem kompleksowych informacji związanych z kosztami ich serwisu.
- Ustalenie aktualnego położenia zasobu (szybka lokalizacja).